Télétravail, comment diriger votre équipe

Sans aucun doute, le télétravail est l’un des modes que la crise des coronavirus a imposé, une facilité que les entreprises ont imposée à leurs travailleurs pour effectuer leurs tâches en période de quarantaine. Nombreux sont ceux qui n’ont jamais pratiqué le télétravail et la clé pour réussir cette façon de travailler est d’être un bon leader ou un « teleleader », c’est ainsi que l’on pourrait appeler la personne qui prend la direction de ces travailleurs.

En tant que superviseur, la gestion d’une équipe de télétravailleurs est très différente de la gestion d’une équipe dans un bureau. Vous devrez évaluer le rendement au travail en fonction des résultats de travail de vos employés et cela peut être un défi. Les conseils ci-dessous vous aideront à gérer efficacement une équipe de télétravail.

Lignes directrices pour la gestion des équipes de travail à distance

Le télétravail est une option viable et facile à mettre en œuvre pour certaines entreprises et pour la plupart des employés, mais tous les emplois ne peuvent pas être effectués à domicile.
Que faut-il prendre en compte lors de la gestion réussie d’une équipe qui fait du télétravail pour la première fois?
Une fois la décision de télétravail prise, il était temps de se coordonner. C’est ici que la capacité de la figure du patron prend une importance particulière. Non seulement pour mener des projets à distance, mais aussi pour diriger des équipes de travail.
Ce changement va nécessairement ajuster la communication avec l’équipe, la façon de partager des fichiers, de gérer les incidents, etc. Que faut-il prendre en compte lors de la gestion réussie d’une équipe qui fait du télétravail pour la première fois?
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Montrez votre confiance dans l’équipe

Il est facile de tomber dans l’erreur de surveillance continue de l’équipe, au lieu de lui faire confiance et de la responsabilité individuelle de chacun des membres. C’est pourquoi il est important de travailler sur la fiabilité des équipements lors de leur télétravail.

Définir les objectifs de travail et compter les heures

Afin de suivre l’avancement des tâches et la performance des membres de l’équipe, il est important de s’entendre sur des modalités de consultation consultables par tous. Une stratégie assez efficace consiste à diviser les tâches comme s’il s’agissait de projets. Nommer une personne en charge de la tâche et distinguer ses objectifs, en quantifiant toujours qui, quand et comment elle le fait.
Une autre façon de connaître le poids du travail et la difficulté de chaque tâche est de demander à l’équipe de compter le temps que vous y consacrez. Pour mettre en œuvre cette méthode de supervision, il convient de préciser que son objectif est d’assurer une répartition équitable de la charge de travail et l’optimisation du temps sans valeur ajoutée.
Lorsque vous dirigez des équipes distantes, vous devez concentrer les tâches et le temps passé sur chacune. C’est une bonne occasion de créer une dynamique de travail positive au sein de l’équipe, récompensant la qualité des tâches et l’efficacité par rapport aux heures travaillées au cours de la journée.

Établir des outils de connexion et de communication

L’oubli de la distance? Non. Tant que vous mettez à la disposition de tous des outils de connexion et de communication qui facilitent la résolution des problèmes et raccourcissent les temps de réponse. Si nous parlons d’équipes commerciales, il est intéressant de disposer d’un outil d’appels à distance ou d’appels vidéo pour maintenir la communication avec l’équipe et pouvoir suivre vos clients.

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Concevoir un modèle de travail détaillé ou dynamique

Pour établir la confiance avec l’équipe dès le premier instant, il est conseillé d’unifier et de convenir d’un horaire de travail à distance (entrée et sortie) et d’établir des pauses.
Si c’est aussi la première fois que l’équipe fait du télétravail, n’assumez bien sûr aucune information. C’est l’occasion de leur transmettre les informations nécessaires : des conseils posturaux à l’organisation des espaces de travail à domicile .

Les motiver

Si l’équipe est habituée à travailler dans les bureaux, vous pouvez vous sentir un peu dépassé par la nouvelle dynamique du travail à distance. Une option consiste à coordonner  les messages positifs du département des ressources humaines afin que les esprits ne chutent pas pendant la période de télétravail.
C’est une bonne occasion de rappeler à tous les travailleurs des habitudes de vie saines qui peuvent se faire depuis chez soi: lecture, pratique des exercices de respiration, alimentation saine, consommation responsable des réseaux sociaux …

5 outils pour diriger des équipes à distance

Bien que cela puisse être tentant, vous n’avez pas à submerger l’équipe avec trop de nouveaux outils. En sélectionnant ceux qui sont essentiels pour assurer la communication et la poursuite normale du travail, ce sera plus que suffisant.

1. Outils Cloud

Nous générons tous de nouvelles informations jour après jour. Pour éviter la perte d’informations et contribuer au transfert et aux connaissances entre les membres de l’équipe, il est préférable de travailler dans le Cloud. Étant donné que la grande majorité des utilisateurs ont un compte Gmail, travailler avec Google Drive peut être la meilleure solution pour vous. Cependant, il existe de nombreux autres services Cloud: Sage, Microsoft Teams, SAP, etc.

2. Outils de communication

Le verrouillage par e-mail est correct, mais avec le télétravail de l’équipe, une communication plus rapide peut être requise à certains moments. Il existe des solutions comme Lync, Hagouts ou Skype qui permettent l’échange rapide de communications via votre option de chat ou d’appel.

3. Gestionnaires de travaux partagés

Lors d’un appel, les tâches sont discutées et les responsables sont mentionnés, mais il est souvent difficile de les suivre. Il existe des outils pour enregistrer les tâches par membre de l’équipe et par jour. Basecamp, Trello ou Asana en font partie.

4. Outils de mesure du temps

Il vaut mieux leur faciliter la tâche. Aidez les employés à quantifier en leur demandant de surveiller le temps approximatif qu’ils consacrent à chaque tâche. Si vous n’êtes pas habitué à travailler avec ce type d’outils, il est préférable que le coordinateur du projet fasse le test de surveillance sur des plates-formes telles que Toggl pendant 1-2 jours et extrait des leçons. Ainsi, vous pouvez montrer la valeur réelle de leur application afin d’optimiser le temps et les ressources.

5. Outils de service client

Selon la nature de l’entreprise,  la possibilité d’activer des canaux supplémentaires doit être évaluée afin que les utilisateurs contactent les questions et que cette communication soit accessible à toute l’équipe. Freshdesk est une option populaire, mais il y en a beaucoup plus.
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